¿Cómo te fue este año? ¿A qué cliente le puedes subir la iguala? ¿El desempeño de tu equipo de trabajo fue bueno o malo? ¿Qué tipo de servicio es el que más te genera ganancias?

Éstas son algunas de las preguntas que cualquier dueño de un negocio se hace al terminar un año. En este caso en particular me voy a referir a los dueños de despachos de contadores o bien, contadores independientes.

Primero tú, director del despacho. Tú debes promover que las necesidades y obligaciones de sus clientes queden cubiertas al 100% y en los plazos establecidos por las autoridades. Lo anterior implica escoger aquél sistema contable que te permita hacer la contabilidad más rápido y fácil, que además te ofrezca la posibilidad de trabajar desde cualquier ubicación sin depender de instalaciones o actualizaciones de dicho sistema, así como automatizar algunas obligaciones fiscales.

Además de lo anterior, persigues un objetivo muy importante: hacer crecer tu negocio. Para ello, necesitas marcar la estrategia a seguir, considerando la búsqueda de nuevos clientes o servicios; armar un equipo de trabajo capaz y confiable, e incorporar nuevas tecnologías para potenciar la rentabilidad del negocio.

Nos encontramos en una época donde las decisiones importantes para un negocio, se basan en el análisis de diferentes métricas. Evidentemente para poder actuar bajo esta filosofía, se debe contar con la información suficiente.

En el mercado existen sistemas que pueden ayudarte al a generar información como la mencionada en los párrafos anteriores. En este caso, me centraré en 3 temas que considero básicos, siendo de gran utilidad para tener un horizonte más claro y definir las acciones a seguir para conseguir el objetivo de hacer crecer tu negocio.

  1. Conoce a tus clientes

Lo que es importante conocer sobre mis clientes es:

  • Fecha de inicio de la prestación de servicios
  • Sector industrial de mi cliente / Régimen fiscal
  • Ubicación geográfica
  • Tipo de servicio prestado
  • Servicios recurrentes y trabajos extraordinarios
  • Equipo de trabajo asignado
  • Horas de trabajo utilizadas
  • Histórico del monto de honorarios cobrados

Con el análisis de estos puntos podrías obtener ciertas conclusiones como el nivel de especialización del despacho en cierto sector industrial o régimen fiscal, con ello, enfocar tus esfuerzos en la búsqueda de nuevos clientes.

También podrías saber la rentabilidad por cliente en función de la iguala cobrada y las horas de trabajo utilizadas incluyendo el nivel del equipo de trabajo asignado.

Asimismo, podrías determinar si fuera necesario abrir una sucursal dependiendo de la ubicación geográfica de tus clientes o la implementación de sistemas que me ayuden a operar a distancia.

Por último, también determinar el grado de lealtad del cliente, su nivel de satisfacción y el porcentaje de incremento en los honorarios que podría aplicar en función del comportamiento histórico.

  1. Conocer tipo de servicios

En este caso la información deseada a obtener es el tipo de servicios que prestas en el ejercicio, por ejemplo; si son trabajos recurrentes o proyectos especiales, si son servicios fiscales, contables, consultorías o auditorías. Así como la cantidad de honorarios cobrados al mismo detalle que el tipo de servicios.

El conocer la información del tipo de servicios e ingresos obtenidos en cada uno de ellos, te permitirá determinar cuál es el servicio más rentable, evaluando si se cuenta con los recursos suficientes para seguir fortaleciendo esa línea de negocio sacando mayor provecho.

Por el contrario, también puedes determinar en cuál estás perdiendo dinero, y proceder a la toma de decisiones más drásticas como no ofrecerlo más o hacer algunas modificaciones de procedimiento o de equipo de trabajo para tratar de hacer rentable este servicio.

  1. Conocer al Equipo de Trabajo

Uno de los recursos más importantes dentro de cualquier compañía es el factor humano. Por lo tanto, es importante contar con información que permita crear un ambiente de trabajo adecuado y alineado con los objetivos de la empresa.

Esto podría ser útil para el análisis del equipo de trabajo:

  • Fecha de ingreso
  • Grado escolar
  • Historial de ascensos en la estructura de la empresa
  • Historial de sueldo y compensaciones
  • Historial de capacitación otorgada
  • Historial de trabajos asignados para obtener la información de los sectores regímenes fiscales, tipo de servicios en los que ha participado
  • Información de su desempeño general

El conocimiento principal que un director desea obtener sobre su equipo de trabajo, es el grado de madurez con el que cuenta el equipo, su compatibilidad con la situación actual de la firma en términos de tamaño y tipos de servicios prestados.

Asimismo, determinar qué integrantes del equipo se identifican mejor con la filosofía de la empresa y por lo tanto tomar la decisión de “invertir” en ellos, con incentivos económicos y capacitación que les brinde la oportunidad de crecer al mismo ritmo que el despacho.

Por el otro lado, también te encontrarás con aquellos colaboradores que por diversas circunstancias no se acoplen a los objetivos planteados, así que podrás proceder a aplicar la regla de las 4 T’s:

  1. Transformar: brindarle mayor capacitación, motivación o permitirle tomar más experiencia.
  2. Transferir: cambiarlo de grupo de trabajo o asignarle cuentas en un sector o tipo de servicio más afín a sus conocimientos.
  3. Tolerar: sabiendo que tiene aspectos positivos, se puede tolerar aquellos negativos tratando de corregirlos de alguna forma.
  4. Terminar: luego de tratar con las 3 opciones previas sin buenos resultados, se debe proceder a concluir con la relación laboral.

Es muy importante que cuentes con información que le permita tener bases más sólidas para la toma de decisiones dirigidas a la consecución de los objetivos estratégicos planteados para tu despacho.

Los conceptos descritos previamente son 3 de los más importantes, particularmente para un despacho contable, evidentemente entre más y mejor información se tenga disponible, el panorama para la toma de decisiones se puede esclarecer profundamente.

El trabajo como director de despacho contable no es fácil, debe combinar 2 actividades vitales, por un lado que las necesidades de sus clientes queden satisfechas correctamente y por el otro que su negocio sea negocio.

Una vez que se consiguió el primer objetivo, podrá tomar acciones para lograr que su negocio sea rentable y crezca. Seguramente este tipo de información y análisis le facilitarán el proceso para conseguir dicha meta.