Hace unos cuantos años el escenario era completamente diferente. La brecha entre las tecnologías de las grandes empresas y las que usan las Pymes era enorme. Hoy, la historia es diferente porque el acceso a internet habilita las aplicaciones en la nube y prácticamente borran la brecha. Por primera vez las Pymes están en mejores condiciones que las empresas grandes.

Les cuento como sigue siendo el proceso tradicional para una gran empresa:

Primero, son inversiones de millones de pesos para utilizar en un sistema empresarial. Al ser inversiones tan grandes, usualmente tiene que haber un proceso abierto de selección donde las empresas concursan. Ese proceso puede tomar varios meses.

Cuando por fin se selecciona el proveedor de la tecnología, viene un proceso muy pesado, que es adecuar el sistema a los flujos de la empresa. Un equipo de consultores tiene que definir los flujos y después adecuar el sistema para que funcione como la empresa necesita. Esto se conoce como el proceso de implementación y podrán imaginar lo costoso que es en recursos y tiempo.

Una vez que termina esta fase de implementación y la empresa comienza a operar con el sistema, se hacen evidentes flujos del negocio que no estaban considerados y que no están cubiertos en el sistema. Si quieres agregarlos, otra vez tienes que pagar consultores y esperar a que lo construyan.

La segunda fase es cuando por fin está operando, es cuando al gobierno se le ocurre crear una nueva legislación como por ejemplo la facturación electrónica y de nuevo, el sistema tiene que sufrir adecuaciones o bien, se acaba el año y el sistema necesita actualizaciones, que por supuesto hay que pagar al proveedor en forma de licencias y a los consultores para que lo pongan al día.

Hasta ahora no he hablado de todos los sistemas que la empresa requiere,  me refiero solamente al sistema de administración empresarial (ERP por sus siglas en inglés). A esto hay que sumar sistemas de administración de ventas, sistemas de comercio electrónico, y muchos otros más.

Todo lo anterior es un lujo que no se pueden dar las Pymes. No tienen millones para gastar en sistemas y consultores y mucho menos pueden esperar tanto tiempo para ver un sistema así funcionar. No es sorpresa que 75% de las veces fallan estos proyectos de acuerdo con Gartner.

Por ello las Pymes se rezagaron a alguna de estas tres tecnologías: El cuaderno, Excel o algún sistema de hace 30 años que se instala en la PC para “controlar” algún proceso. Del cuaderno todos sabemos las limitaciones, y Excel, es como un cuaderno digital con muchas ventajas sobre el cuaderno tradicional, pero que tampoco es específico para la gestión de un negocio.

El sistema de hace 30 años, es una versión muy limitada de un sistema de administración. Igual tienes que pagarle a alguien que lo instale por ti, entrenamiento para poderlo usarlo y lo peor, no puedes conectarlo con otros sistemas de control de ventas o comercio electrónico. Sufres también de los males de Excel, información a destiempo, tener que hacer respaldos y pagar actualizaciones.

Así era el mundo antes de los sistemas en la nube. Tú ya conoces los sistemas en nube y seguro usas varios todos los días. Si eres de los que vieron esta tecnología nacer seguro tienes una cuenta de email de Yahoo o de Hotmail. Si eres millenial, comenzaste con Gmail, Dropbox y Netflix.

¿Pagaste para que alguien te instalara servidores para tu Hotmail o Gmail? ¿Te tardaste semanas en comenzar a utilizarlos? ¿Alguna vez has tenido que respaldar tu información? ¿Pagas actualizaciones? No, no y no.

Al utilizar un sistema de administración en la nube podrás tener la información en tiempo real de tu negocio, saber que se está vendiendo en cada momento, cuántas existencias tienes en cada sucursal, a qué producto le estás ganando más, y muchos beneficios más. Todo esto sin pagar un ejército de consultores y todo totalmente a tu alcance.

Ya sabes que buscar: un ERP especialmente diseñado para Pymes en la nube, con las herramientas para que puedas competir con las grandes empresas, y no solo eso; sino ganar ventaja. Podrás reaccionar mucho más rápido, tener la información en tus manos para tomar las decisiones al momento y crecer a un mejor ritmo.

Ahora que tienes las herramientas para competir ya se te acabaron las excusas de dinero y tiempo.

Cuando los grandes apenas están calentando, ¡nosotros ya estamos corriendo!